코로나 바이러스 전염병 기간 동안 주목을 끌고있는 "무료 주소"는 무엇입니까?
사무실에서 일하는 새로운 방법과이를 구현하는 방법

そもそもフリーアドレスとは、社員一人ひとりに決まったデスクを設けるのではなく、執務スペース内に設置された設備を利用し、自由に業務を行うスタイルのことです。
フリーアドレスの導入によって考えられるメリットとして、以下が挙げられます。

• コミュニケーションの活性化
• 固定デスク廃止による省スペース化
• ペーパーレス化によるコスト削減
• 多様な働き方による業務効率の向上

多様な働き方の実現や省スペース化などに向けた新たなオフィスの形態として注目を集めるフリーアドレス。すでにテレワークに取り組んでいる企業や、営業が中心の企業で在席率が低い場合などで、導入が進んでいるようです。フリーアドレスにより、自分が所属する部署やチーム以外の社員と同席するケースが増えた結果、コミュニケーションが活発になり、これまでにないアイデアや、部署を超えたコラボレーションが生まれる可能性も秘めています。その結果、業務効率化、生産性向上につながるといったさまざまなメリットが考えられます。

フリーアドレスを導入するうえでの課題を以下に挙げてみます。

• マネジメントが難しい
• 環境変化への拒否感
• 自席がなくなることへの不安
• セキュリティリスク

先ず問題視されるのが、マネジメントの手間の増加です。勤怠管理が困難になるという懸念をはじめ、新しい仕組みによる環境の変化やツールの導入時に拒否反応を示す社員が一定数いることも否めません。ネガティブな先入観によって足並みがそろわないケースもあります。
加えて、固定の自席がなく、引き出しなど個人利用の収納がなくなるため、フリーアドレスで使用するデスクでの紛失や盗難といったセキュリティに対するリスクが増加する可能性もあります。

先に挙げた課題はフリーアドレスへの誤解や、本質やメリットを理解できていないことが原因となっている可能性があります。では、これらの課題をどのように解決していけばいいのでしょうか。

도구 사용

시간 관리를 위해 IT 도구를 사용하여 관리 작업에 대한 우려를 해결할 수 있습니다 앉을 때 좌석 위치를 확인할 수있는 도구를 사용하면 출석을 쉽게 관리하고 좌석을 확인할 수도 있습니다 또한 내부 소셜 미디어와 채팅을 사용하는 것이 효과적입니다 팀과의 만나지 않고 쉬운 의사 소통이 가능합니다

導入の目的や効果の共有

新しいものや変化に対しての拒否反応には、経営者や上司が率先して活用を促すことが効果的です。また、フリーアドレスの目的やメリットを理解していない可能性もあるため、導入前には導入する目的や得られる効果を伝えることで、自席がなくなるという不安の解消にもつながります。導入後もマニュアル作成や説明会を行い、業務の改善や効率化に役立ててもらうことが重要です。

管理体制の強化とロック式キャビネットの設置

書類の電子化や、電子ワークフローに仕組みを変えることで、書類紛失・盗難防止などのセキュリティリスクを防ぐことができます。ファイル管理を容易にするツールの導入も効果的です。また、デスク収納の代わりに個人が自由に使用できるロック機能がついたキャビネットを設置することで、収納スペースのスリム化や書類整理の煩雑さも解消されます。

近年、ワークスタイルの変革をサポートする製品やサービスが増えています。ここからはサクサの製品による具体的な事例をご紹介します。
Sakusa는 다양한 기능으로 작업 스타일의 변환을 지원하는 작업 스타일 개혁 서버 인 "GF1000"을 제공합니다

快適な仕事をサポートする多彩な機能

내부 파일 및 데이터를 저장하는 폴더를 관리하여 작업을 소셜 시스템에 맞게 조정할 수 있습니다 문서의 디지털화 홍보를 지원하며 문서를 구성하고 저장 공간을 슬리밍하는 데 유용합니다 IT 기술이 필요하지 않으므로 전용 관리자가 필요하지 않습니다 또한 외부에서 컴퓨터 또는 모바일 장치에서 액세스 할 수있을뿐만 아니라 많은 양의 데이터를 안전하게 교환 할 수 있습니다

社員のパソコン操作を見える化

"OfficeLogace"의 파일 작동 로그 수집 기능을 사용하면 속한 그룹에서 액세스 권한을 설정할 수 있습니다 또한 하루에 한 번 직원 컴퓨터에 저장된 문서 파일을 모니터링하고 개인 정보와 내 번호가 포함 된 파일을 감지하면 종종 간과되는 정보 보안 조치를 취할 수 있습니다

「新しいワークスタイル」として浸透してきたフリーアドレスは、実は日本が発祥といわれており、元々はオフィスのスペースコストの削減が目的でした。経営者として、導入に際しては社員の理解を得られるように、メリットを説明し、課題に対する対策を確実に行うことが必要になります。

サクサは最適な製品やサービスの提案を通して、皆様のサポートをさせていただきます。ぜひお気軽にご相談ください。