불필요한 의사 소통과 부담이 증가합니까?
비즈니스 채팅 문제 및 효과적인 사용법

ビジネスチャットとは、高いセキュリティを有したビジネス専用に活用できるチャットサービスです。社内の部署やチーム間、社員同志のやりとりのほか、顧客や取引先との連絡手段、タスク管理やデータ共有の手段としても利用されています。

リアルタイムでやりとりが可能

ビジネスチャットはメールのようにタイムラグが生じることが少なく、リアルタイムでのコミュニケーションが可能です。グループを作成することで複数の人たちと同時に、会話のようなコンタクトが気軽にとれます。
また、宛名や文頭・文末のあいさつ文をいちいち書く必要がないため、用件のみを素早くやりとりができることも特徴と言えます。
ビジネスを目的としているため、個人で使用するチャットと異なり、セキュリティの高さも大きなメリットです。

メリットの多いビジネスチャットですが、実際に使ってみると以下のような課題やデメリットを感じる人もいるようです。

●不要な情報量が増える

グループに入っていると、自分にあまり関係のない内容もどんどん届きます。「またか」と放置していると、実はその中に自分と関係の深いメッセージが含まれていたなど、情報量が増えたことで見落としが発生してしまうことがあります。

●無駄なコミュニケーションが生じる

過度なやりとりは、かえって本来業務の時間を奪うことになりかねません。通知が来ればその都度確認し、何らかの返信をする必要があると感じてしまうと、本来の業務に集中できなくなる状況が生じてしまいます。コミュニケーション不足も問題ですが、過度なコミュニケーションもまた問題です。

●並行して使うことで従業員の負担が増加

多くの企業が、さまざまなビジネスチャットのサービスを提供しています。取引先とのやりとりなどに使用するため、複数のサービスを導入しているケースもあるでしょう。そうなると先に述べた2つの課題がさらに従業員への負担となってしまいます。

ビジネスチャットを有効活用するために、気をつけたい3つのポイントを紹介します。

●目的を明確にする

まず何のためにビジネスチャットを導入するのかを明確にする必要があります。ビジネスチャットの導入理由を明確にすることで、従業員が利用目的を理解し、コミュニケーションエラーや無駄な会話が増えてしまうことを防止できます。また、例えば「働き方改革につなげたい」という目的ならば、ビジネスチャットだけでなく、それ以外の機能にも目を向けたうえで最適なツールを選ぶことが大切です。

●ほかのツールとの使い分けを決める

전화, 팩스, 이메일 및 웹 회의 시스템을 포함하여 당사에 연락하는 다양한 방법이 있습니다 예를 들어, 내부 및 외부 커뮤니케이션과 의사 소통하는 사람과 사용하는 방법을 미리 결정하는 경우 "이메일로 중요한 정보를 공유하십시오"

●運用ルールを設ける

グループを作り過ぎたり、メンバーを安易に追加したりすると、混乱が生じてしまうこともあるため、管理者を決め許可制限を設けるなどの運用ルールが必要です。特に、メッセージを送信する時間帯はプライベートとの切り替えのためにも決めておくと良いでしょう。

ビジネスチャットはうまく活用すれば、業務効率化の一助になります。しかしビジネスチャットだけで生産性を高めるには限界があります。先ほど導入目的の例として挙げたように「働き方改革につなげたい」のであれば、チャット以外にも業務効率化を図る機能を搭載したツールの検討が重要になってきます。

働き方改革を加速させる多機能サーバ

Sakusa는 "Sakusa Work Style Reform Server GF1000"을 제공하여 작업 스타일 개혁과 비즈니스 채팅을 가속화하는 편리한 기능을 제공합니다

●高セキュリティの多機能ビジネスチャット

비즈니스 채팅 "스마트情報漏洩リスクも軽減されるため、安全・安心なやりとりができます。
스마트 폰에 출석을 등록 할 수도 있으므로 집에서 일하거나 일하는 동안 출석을 관리 할 수도 있습니다 또한 사진과 팩스 데이터를 자동으로 전송하여 GF1000 °를 순조롭게 진행할 수 있습니다

●顧客管理など業務に役立つ機能を搭載

顧客の連絡先、営業活動の内容、提出したファイルを社内で共有することができるため、部署をまたぐ受発注でもスムーズに業務内容が確認できます。これなら社員の病欠、急な引き継ぎ時などにも安心です。
또한, 앱을 사용하면 집이나 이동 중에도 iOS 모바일 장치에서 GF1000 II에 액세스 할 수 있습니다 비즈니스 속도를 높일 것입니다

ここまで、ビジネスチャットの課題を踏まえ、効果的な使い方について解説してきました。企業にとって、労働力不足を解消するためにも生産性を高めることは不可欠です。ビジネスチャットは便利なツールですが、それだけで生産性向上を実現することはできません。「どうすれば働き方改革ができるか」という視点に立ったツール選びが重要です。
Sakusa는 이시기에 도입 된 "Sakusa Work Style Reform Server GF1000 II"를 포함한 문제를 해결하는 데 도움이되는 도구를 제안함으로써 중형 및 중소형 기업을 지원할 것입니다 저희에게 연락하십시오