언제 전화, 이메일 또는 채팅을해야합니까?
커뮤니케이션 도구를 선택하고 사용하여 비즈니스를 원활하게 수행하는 방법에 대한 설명

昔から「報・連・相」という言葉もあるように、社内外におけるコミュニケーションはビジネスパーソンにとって欠かせないものです。そもそも、コミュニケーションのための道具といえば電話が主流でしたが、インターネットの普及に合わせてメールもコミュニケーションの1つとして定着してきました。
現在は、コロナ禍によるテレワークの普及も相まって、さまざまなコニュニケーションツールが登場していますが、大きく分けると以下の4つに分類されます。

〈ビジネスシーンにおけるコミュニケーションツールの代表例〉

• 電話
• メール
• チャット（ビジネスチャット）
• 웹 회의 시스템

비즈니스 채팅 및 웹 회의 시스템에 대한 수요는 특히 원격 작업으로 인해 증가했습니다
특별 비즈니스 채팅 항목에는 "채팅 워크"및 "슬랙"이 포함됩니다
또한 Sakusa가 제공하는 "작업 스타일 개혁 서버 GF1000"에는 선택적 "스마트"옵션이 있습니다
웹 회의 시스템에는 "Zoom"및 "Microsoft"가 포함됩니다

では、それぞれのコミュニケーションツールをどのように使い分けるのか、各ツールの特徴とともに紹介します。

〈特定の相手や緊急時には電話〉

決まった相手に連絡を取る場合には、メールやチャットを書き込むよりも電話が早くて確実です。回答によっては追加で質問する必要がある場合にも、電話であればすぐに対応できます。特にトラブルなど緊急時や重要な要件を伝える場合は電話が最適です。
また、文字では伝わりにくい細かなニュアンスを伝えられるのも電話の特徴です。声のトーンや大きさによって意図を伝えやすいため、トラブルの回避や信頼関係の構築にも有効です。

〈まとまった情報発信にはメール〉

緊急度が高くなく、ある程度まとまった情報を発信する場合にはメールが向いています。電話と違って時間を選ばず、受け取る側も自分の都合に合わせてやり取りができます。
メールはビジネスマナーがあるため、フォーマルなやり取りに使用するのが一般的です。また、じっくり時間をかけて文章を推敲できるので、一度に多くの人に発信するイベント告知などにも適しています。

〈手軽なコミュニケーションにはチャット〉

「お世話になります」「お疲れ様です」といったあいさつは抜きにして迅速なやりとりを行いたいなら、ビジネスチャットが最適です。スピーディーな情報共有や、業務の可視化を図る目的としてもよく利用されます。機能が充実しており、1対1やチーム単位など柔軟な使い方ができるほか、過去の発言の参照やキーワード検索、社外とも連携することができます。

〈대면 교체를위한 웹 회의 시스템

웹 회의는 아침 조립, 정기 회의, 세미나 등에 이상적입니다 회의실과 같은 장소를 확보하거나 이동할 필요가 없으며 특별한 장비가 필요하지 않습니다 회의가 쉽게 참여할 수있는 경우 담당자는 쉽게 참석하고 신속하게 결정할 수 있습니다 또한 원격 위치, 비즈니스 파트너 및 원격 복제 중에도 회의에 참여할 수 있으면 다양한 작업 스타일을 지원하고 비용을 줄일 수 있습니다

各ツールの活用シーンはご理解いただけましたか？
それでは、ツールの選択や使い方を間違って失敗してしまったという例を紹介します。

실패 예 01急な日程変更をメールで送信、先方に伝わっていなかった

急なアポイントの日時変更をメールのみで連絡し、当日「聞いていない」と取引先からクレームが入るというトラブルが発生しました。メールだけでは見落とされてしまう可能性もあるため、重要な要件や緊急性のあるものは、まず電話で伝えることが重要です。

실패 예 02チャットで情報共有したが、見ていない人がいて現場が混乱した

이것은 채팅을 통해 프로젝트 사양이 변경된 경우이지만, 그것을 보지 못한 회원들 사이의 대화는 충돌하여 사이트가 혼란스러워졌습니다 채팅을 사용하면 메시지를 쉽게 보낼 수 있지만 교환은 여러 채널에서 발생하므로 많은 양의 정보로 이어지고 감독으로 이어질 수 있습니다 중요한 정보를 공유하고 결정을 내릴 때는 웹 회의 사용과 같이 통신 할 수있는 도구를 선택해야합니다

それぞれのコミュニケーションツールの使い分けについて述べてきましたが、次は導入にあたって気をつけたいポイントをご紹介します。

• 誰もが使いやすいツールであること
• 自社の規模や利用目的に適したサービス内容であること
• セキュリティが万全であること
• 導入後のサポートがしっかりしていること

このように適切なコミュニケーションツールを選定・導入することで、コミュニケーションの活性化や業務の効率化が進みます。逆に深い考えもなく導入してしまうと、かえって現場は混乱してしまいます。あるいは適切なツール選択ができなければ、トラブルにつながってしまうこともあるでしょう。
また、新たにツールを導入する前に、現在社内にあるツールを見直してみるのも一つの方法です。知らないだけで、活用できていなかったということも少なくありません。まずは身近なところからチェックしてみてはいかがでしょうか。

さまざまなツールが増えてはいるものの、ビジネスシーンにおけるコミュニケーションツールの基本はやはり電話です。まずは社内の電話が有効活用できているかどうかを見直してみましょう。
ボタン電話装置기능성이 높은 중요한 비즈니스 커뮤니케이션 도구입니다 Sakusa의 Platia III는 사용 편의성과 성능을 결합하여 위성 사무실 (※)과 같은 작업 스타일의 변화에 ​​유연하게 대응하고 집에서 일할 수 있습니다

※ サテライトオフィス：本社や拠点から離れたところにサテライト（衛星）のように設置する小規模のオフィスのこと。

多様化するコミュニケーションツールをスマートに使いこなすためのヒントを紹介してきました。社内外のコミュニケーションを活性化させ、円滑に業務を進めるためには、まずメインツールである社内電話の見直しから始め、必要に応じて徐々に適切なツールの選定・導入につなげていただければと思います。詳しい情報については、ぜひこちらもご覧ください。